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浅谈档案管理的现代化趋势

来源:眉山市拘留所 作者:李静 发布时间:2021-07-07 10:35:50

档案是单位发展的“记录仪”,是单位信息的“储存库”。公监管场所档案管理实现计算机现代化是大势所趋。作为档案工作者,必须认清档案管理现代化的趋势,努力学习计算机的使用和管理知识,以实现档案管理规范化、现代化。

档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着公安信息化的全面建设和一体化办公平台的深入推广,无纸化办公逐渐变为现实,传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过公安专用网上收发,报告可以通过专用网上传输,这样既简化了文件收发过程中的手续,又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革,同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。档案资源共享是档案管理的目的,而支持档案资源的是一定量的档案馆藏,虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏,丰富档案资源。如果把司法监管场所的档案信息都并入公安信息网络,从一定意义上说,档案资源可以无限扩大,可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料,从根本上解决了传统 档案管理的难题,而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用,为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化,就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件,数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理,其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后,可通过计算机进行智能化检索,检索速度快、范围广,这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力,克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用,对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪,能有效地进行技术处理,使原始面貌还原,有利于影像长期保存和准确复制,有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂,声像俱全,这是档案管理发展的必然趋势。

档案管理将实现信息化、网络化

当今社会是一个信息社会,计算机技术和网络技术的普及应用,使地球变得越来越小,信息空间越来越大,没有“国界”,没有距离,“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率,而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。目前,随着金盾工程的全面展开,公安系统已普遍建立了公安计算机网络,其中,为了加强文件资料的保密,有些计算机规定禁止接入互联网,有的甚至是单机操作,与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展,如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用,将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别,也随着电子文件签署技术的应用,给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用,为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快,二是传播范围广,三是传播不走样,四是传播成本低,这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此,档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展,档案资源的载体已呈现多样化,除传统的纸质、图片、胶卷等载体外,已出现了U盘、硬盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化,传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求,因此,档案管理设备必须首先实现现代化。计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用,将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下,将实现文档一体化,所有的档案信息都会被计算机自动

接收,并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化,不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史,使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来,而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能,展现档案的自身价值,提高档案工作者的社会地位。

档案信息安全保障

档案信息安全保障体系的建设是档案信息化建设中极为重要的组成部分,如何确保档案网络安全、系统安全、信息安全是档案信息化建设过程中的关键问题。公安专业档案采用技术手段确保涉及保密的档案和电子档案实体与信息的安全。通过审批申请档案的利用与借阅,实施档案利用刷卡、刷条形码登记查询系统,严密了档案利用的审批和监控;实施了文档加密策略,对计算机产生、存储或处理的档案、资料进行了加密管理;在供用户使用的电子光盘上加上水印、锁上加密狗等方法来保证档案资料保密安全。建立数字档案的服务平台,对档案的利用进行授权访问及定期备份;在光盘、缩微阅览室安装门禁和监控,实施光盘、缩微异地备份,确保了光盘、缩微档案信息安全。

总之,随着现代科学技术的进步,在确保专业档案安全的前提下,实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此,每一位档案工作者都要有紧迫感,与时俱进,努力学习和掌握现代科学知识,把档案管理提升到一个全新的现代化水平,为实现“两个一百年”奋斗目标、实现中华民族伟大复兴的中国梦奠定扎实的基础。


责任编辑:杨雪娇

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